残業代請求された企業側の対処方法を弁護士が解説

ーーー本記事のポイントーーー

①残業代請求に対する企業側の反論方法

②残業代請求されたときの対応手順

③残業代請求されたら企業側弁護士へご相談を

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従業員や元従業員から未払いの残業代を請求されたとき、無視してはなりません。

放置すると労働審判や労働訴訟を起こされて、高額な支払義務が発生したり、裁判で「付加金」を足されて残業代の倍額の支払いが必要となったりするリスクも生じます。

請求書が届いたらすぐに反論方法を検討して返答し、和解交渉などの対応を進めましょう。

今回は企業が従業員から残業代請求されたときの反論方法や手順を弁護士がお伝えします。

1.残業代請求に対する企業側の反論方法

従業員から残業代請求されたとき、必ずしも請求額の全額を払う必要はありません。

以下のように反論できるケースが多々あります。

1-1.残業代の計算が間違っている

そもそも労働者側の残業代計算方法が誤っているケースが非常によくあります。

労働時間の根拠が不明確で単に推定しているだけの場合もありますし、割増賃金などの計算が違っている場合も多いのが実情です。

残業代の請求書を受け取ったら明細書をしっかり確認し、間違っている箇所がないか検討しましょう。明細書がついていない場合には根拠を要求すべきです。

1-2.会社が残業を禁止していた

会社が残業を禁止していたにもかかわらず従業員が残業をした場合、企業側は残業代の支払いを拒否できる可能性があります。

ただし単に残業を禁止していただけでは支払いを拒絶できません。従業員に残務が発生する場合、その具体的な処理方法まで指示する必要があります。たとえば「残務は管理職に引き継ぐように」などと指示するケースが多数です。

また残業について許可制を導入していて従業員が無許可で残業した場合、企業側が注意せず黙認すると残業代が発生します。

上記のようなポイントも踏まえて残業代の支払義務が発生するか検討しましょう。

1-3.残業代が時効にかかっている

残業代請求権には時効が適用されます。

時効が成立したら、企業側は残業代を払う必要がありません。

残業代請求権の時効期間は、給与支払日の翌日から3年です。ただし2020年3月31日までに支払われるはずだった残業代の場合には2年となります。

従業員が請求している残業代の中ですでに時効にかかっているものがないか、検討しましょう。

1-4.労働基準法上の管理監督者に該当する

労働基準法上「管理監督者」には時間外労働の割増賃金が発生しません。

管理監督者とは「監督若しくは管理の地位にある者」をいいます。

具体的には経営者側の立場となり、自己の判断で業務の進め方を決定できて地位に応じた賃金を受け取っている人が管理監督者となります。

ただ管理監督者に該当するかどうかは実質的に判断されるので「課長」「支店長」「マネージャー」」などの「役職」を与えていても、実質的には一般労働者と変わらない場合、管理監督者と認められません。

管理監督者に該当するかどうかは以下のような視点で判断されます。

l  経営者と一体的な立場といえる職務内容か、責任があるか

l  自分の労働時間を自分の裁量で管理できるか

l  地位にふさわしい賃金等の待遇を受けているか

対象従業員が管理監督者に該当するか判断がつかない場合には、弁護士までご相談ください。

1-5.固定残業代を支給している

固定残業代を支給している場合、一定限度までの残業は給与に含まれるので残業代を支払う必要がありません。

ただし固定残業代制度を有効に導入するには以下の要件を満たす必要があります。

l  就業規則に固定残業代制度について定める、あるいは労働契約において合意する

l  給与明細に「基本給部分」と「残業代部分」を明確に分けて表記する

要件を満たしていないと固定残業代を導入したことにならず、未払い残業代の支払義務が生じます。

固定残業代制度を適切に採用できていたら、一定金額までの残業代支払いを拒否できます。

1-6.みなし労働時間制度が適用される

みなし労働時間制度が適用される場合には、個別の残業代が発生しません。

みなし労働時間制とは、外回り営業などで個別に労働時間を把握しにくい労働者に適用できる労働時間制度です。

ただみなし労働時間制が適用されるには、対象従業員が経営者側の指揮監督下に置かれない状況でなければなりません。

上司が携帯電話で逐一指示しているような状況ではみなし労働時間制度が適用されないので注意しましょう。

みなし労働時間制が有効に適用されるなら、残業代請求に応じる必要はありません。

2.残業代請求されたときの対応手順

従業員や元従業員から残業代請求されたら、以下の手順で対応を進めましょう。

2-1.反論できる事項がないかを検討する

上記でご紹介した「企業側の反論方法」をもとに、あてはまるものがないか、従業員側へ反論できる材料がないか検討しましょう。

適切に反論するには法的知識が必要なので、詳しくは弁護士へ相談するようお勧めします。

2-2.残業代がいくらかを把握する

残業代が発生しているとしても、実際にいくらになるのか把握すべきです。

労働者側の計算が間違っている場合も多いので、企業側で再計算して正確な金額を算定しましょう。

時効が成立していたり管理監督者になったりする場合、未払い残業代は0円になる可能性もあります。

2-3.争うか話し合うか検討する

労働者側の主張に対し、残業代の支払いを拒否して争うのか、話し合って和解の方向へ進めるのか態度を決定しましょう。

具体的にどのように対応すべきかは、状況によって変わります。

労働者側の主張が明らかに不合理な場合には話し合いをせずに拒否すべきですし、残業代が発生しているなら話し合って支払う必要があります。

個別具体的な事案での対応については弁護士へ相談して決めるとよいでしょう。

2-4.話し合って解決を目指す

未払い残業代が発生している場合には、放置せずに話し合って解決を目指しましょう。

まずは残業代の金額を確定させて、そのうちいくらを支払うのか、支払方法(一括払いか分割払いかなど)も決める必要があります。

労働者側と合意できたら、未払い残業代請求に関する合意書を作成しましょう。

書面化しないと後日に紛争を蒸し返される可能性があります。

2-5.労働審判や労働訴訟へ対応する

労働者側との協議が決裂すると、労働審判や労働訴訟を起こされるケースもよくあります。

労働審判では話し合い(調停)が開始されますが、合意できないと最終的に審判に移行して裁判所が未払い残業代の処理について決定します。すると未払い残業代の金額を裁判所に決められて、支払い命令が出る可能性もあります。

労働訴訟になると、お互いが法律的な書面を提出しあって争った上で、最終的に裁判所が判決を下します。判決になると遅延損害金を足されるほか「付加金」が加算される可能性もあります。

付加金とは、未払いに対するペナルティの制度であり、「未払い残業代と同額」を加算される可能性があるものです。つまり訴訟で残業代の支払い命令が出る場合、元本の2倍の金額と遅延損害金を加算されて、支払い額が大きく膨らんでしまうリスクが発生します。

そういった状況に陥らないように、従業員から残業代請求をされたときには当初から準備や検討を怠らず、適切に対応しましょう。

3.残業代請求されたら企業側弁護士へご相談を

従業員から残業代を請求されたら、反論事項を検討した上で支払いを拒否するのか和解交渉に応じるのかを決定し、臨機応変に対処しなければなりません。

自己判断すると労働訴訟を起こされて高額な支払い命令が出るリスクも発生します。

特に労働者側に弁護士がついていると、労働審判や労働訴訟を申し立てられる可能性が高いため注意しましょう。

お困りの際には企業側の労働法務に詳しい弁護士がお力になりますので、お気軽に埼玉の法律事務所フォレストへご相談ください。

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